Tips sukses mempersiapkan meeting dengan klien

meeting-dengan-klien.jpg

Ke Tebet, mau ngapain? Ya cari duit lah! Begitu percakapan singkat dua sahabat yang sudah lama tidak bersua, namun tetap menjalin komunikasi via aplikasi chat messenger. Bicara tentang Tebet, pasti akan terasa dengan atmosfir bisnis dan uang. Itu gak salah dan hampir semua yang datang ke Tebet dan Jakarta secara umum bertujuan untuk mencari nafkah. 

Bila kebetulan harus ke Tebet sebab meeting dengan calon klien potensial, ada baiknya menyimak artikel ini hingga tuntas. Berikut ini tips sukses mempersiapkan meeting dengan klien:

Ketahui jumlah orang yang akan meeting
Sebelum menentukan lokasi meeting, pastikan tahu berapa jumlah yang akan hadir di dalam meeting. Meeting room adalah ruang khusus yang didesain sedemikian rupa sehingga nyaman untuk berdiskusi perihal bisnis. Umumnya, di dalam meeting room tersedia berbagai fasilitas seperti akses wifi dan listrik yang memadai, papan tulis dan spidol, mesin fotocopy, proyektor, gorden dan penutup jendela, meja dan kursi yang proper, keamanan, makanan yang variatif, hingga lokasi yang strategis.

Seluruh layanan dan fasilitas yang disebutkan sebelumnya akan menyesuaikan dengan jumlah orang yang akan hadir di dalam meeting. Oleh sebab itu, penting mengetahui berapa jumlah orang sebelum menyewa meeting room.

Cari tempat makan yang nyaman untuk berbicara bisnis
Meeting room merupakan ruangan yang penting bagi pelaku bisnis. Di sini, ruang meeting akan menjadi “ajang unjuk” portfolio kepada calon klien. Oleh sebab itu, tidak heran apabila lokasi meeting seringkali di satu gedung dengan hotel tempat dimana menginap. Selain mudah dalam proses persiapan pra-meeting, fasilitas dan layanan pun memiliki standar yang sama. 

Sebagai contoh, meeting room di POP! Hotel Tebet. Lokasinya berada di tengah Kota Jakarta. Lokasinya berada di l. Prof. Dr. Soepomo SH No. 29, Tebet-Jakarta. Dekat dengan pintu Tol Pancoran dan Stasiun Gambir. Hotel murah dengan lokasi yang berada dekat dengan fasilitas transportasi akan memudahkan siapapun untuk hadir di ruang meeting. Pemilihan lokasi merupakan kriteria pertama saat memilih ruang meeting.

Rekomendasi ruang meeting di Tebet
Bukan suatu keanehan bila pebisnis memberi jamuan makan saat meeting. Bisa jadi, meeting dilakukan oleh berbagai orang dari berbagai daerah. Sehingga, suguhan spesial akan menjadikan meeting menjadi lebih atraktif dan menarik. 

Bila ingin memberi suguhan (bisa berupa makanan berat atau camilan), pastikan terlebih dulu siapa dan darimana asal calon klien. Bila sudah tahu, pilih lokasi yang tepat. Sebagai ilustrasi, meeting akan diadakan di kawasan Tebet dengan calon klien yang berasal dari berbagai daerah. Salah satu rekomendasi hotel murah Tebet yaitu POP! Hotel Tebet. Hotel yang berada 15 menit dari Pusat Bisnis ini memiliki meeting room untuk 30 orang. 

Selesai meeting, calon klien dapat menghibur diri dengan berkunjung ke Kota Tua atau sejenak menghilangkan penat dengan bermain di berbagai wahana yang ada di Jaya Ancol Dreamland. Apabila sesi meeting ternyata masih lama, maka suguhkan minuman atau makanan ringan yang membuat mereka tetap antusias.

Jenis minuman kopi yang ciptakan positive mood saat meeting
Manfaat kopi sudah banyak diketahui dan terbukti pula. Dari sudut pandang medis, kopi bermanfaat untuk menghindari peradangan, menyehatkan selaput jantung dan pembuluh darah hingga mengurangi risiko diabetes tipe 2. Secara umum, kopi dibagi ke dalam 2 kategori:
  • Espresso. Seperti Espresso, ristretto, lungo, doppio, americano, long black, latte, cappuccino, macchiato, mochaccino, affogato, con panna, dan black eye.
  • Manual brew. Contohnya: kopi tubruk, pour over, vietnam drip, plunger atau press, vacuum, moka pot, cold brew.

Beberapa menu kopi di atas, dapat disediakan oleh pihak POP! Hot. Tidak ada salahnya untuk menyediakan macam macam minuman kopi dingin di dalam ruang meeting. 

Tentukan room sesuai dengan kebutuhan (selera klien)
Pemilihan room, entah itu fasilitas hingga kapasitas, akan menjadi krusial. Jangan sampai, calon klien merasa tidak nyaman saat memperhatikan presentasi. Apabila hal ini terjadi, maka bukan tidak mungkin meeting yang sudah direncanakan sedemikian rupa dicap “Gagal”.

Sebagai tambahan, ada baiknya sesuaikan desain ruangan sesuai selera calon klien atau paling tidak menggambarkan topik meeting yang akan dibahas. Sebagai contoh, apabila topik meeting tentang advertising, maka tambahkan suasana kreativitas di dalam ruang. Apabila menyewa ruang meeting di POP! Hotel Tebet, konsultasikan kebutuhan tambahan ornamen ini dengan staff POP! Hotels.

Tampilkan portofolio yang mudah dipahami setiap orang
Setelah memfokuskan diri mempersiapkan ruang meeting, jangan lupakan bahan presentasi. Ini merupakan inti dari diadakannya pertemuan di meeting room. Pastikan bahwa bahan-bahan presentasi disiapkan secara proper.

Sebagai tambahan, bahan presentasi bisa dibuat lebih menarik dan mudah dipahami, coba olah bahan presentasi yang ada menggunakan beberapa tools misalnya Office timeline, PowerPoint labs, VisualBee, Canva, dan Note & point.

Memoles bahan presentasi akan meningkatkan efektivitas komunikasi kepada calon klien. Hal ini akan mengurangi resiko misinformasi. 

Beri cinderamata di akhir pertemuan
Cinderamata yang dimaksud seperti oleh-oleh khas Tebet atau Jakarta, voucher tempat makan di tebet, hingga benda-benda lain yang berhubungan dengan bisnis. Pemberian cinderamata dimaksudkan agar calon “terkesan” dengan sesi presentasi yang berlangsung sebelumnya. 

Akan lebih menarik lagi, dari beberapa calon klien yang diundang di dalam ruang meeting, pilih beberapa yang tampak tertarik. Berikan undangan secara personal untuk makan siang keesokan harinya di tempat makan tebet 24 jam. Beberapa rekomendasi tempat makan di Tebet berdasarkan menu masakan:
  • Nasi uduk. Jalan Tebet Utara Dalam Nomor 3, Kelurahan Tebet Timur, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan
  • Bebek goreng. Jalan Tebet Timur Dalam Raya Nomor 117, Kelurahan Tebet Timur, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan
  • Makanan seafood. alan Tebet Barat IX Nomor 30, Kelurahan Tebet Barat, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan
  • Sate taichan. Jalan Tebet Raya Nomor 70, Kelurahan Tebet Timur, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan
  • Menu western. Jalan Prof. DR. Soepomo Nomor 71C, Kelurahan Menteng Dalam, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan
  • Iga, gulai kambing, dan sop buntut. Jalan Tebet Raya Nomor 80, Kelurahan Tebet Timur, Kecamatan Tebet, Jakarta Selatan

Tidak ada salahnya mengundang calon klien makan siang selepas meeting beberapa hari sebelumnya. Hal ini, setidaknya membuat lebih tahu tentang bisnis dan kebutuhan calon klien.

Kesimpulan: Tips sukses mempersiapkan meeting dengan klien
Pemilihan meeting room yang tepat akan meningkatkan potensi “Goal project” dengan calon klien. Oleh sebab itu, persiapkan dengan baik mulai dari pemilihan ruangan, fasilitas dan layanan yang disediakan, makanan dan minuman yang mungkin tersedia, hingga bahan presentasi yang menarik. 

Salah satu rekomendasi tempat meeting di Tebet yaitu POP! Hotel Tebet. Layanan dan fasilitas kamar yang ada cocok untuk menjamu calon klien. Terdapat hotel room mencapai 147 kamar, meeting room untuk 30 orang, hingga vending machine di dalam hotel. Walau cukup lengkap, POP! Hotels masuk dalam kategori hotel murah tebet. Harga sewa kamar per malam di kisaran Rp. 300 ribuan. Bila butuh ruangan meeting, hubungi staf POP! Hotels. Pesan sekarang!